Media Bebas
Seputar Informasi Terkini

Pengertian Invoice, Fungsi dan Macamnya

0

Pernah mendapat sebuah kertas atau catatan kecil yang berisikan nama, jenis, dan harga barang?

Jika anda adalah orang yang memang suka membeli barang-barang pada tempat resmi pasti anda pernah mendapatkan catatan pembelian tersebut.

Namun tahukah anda apa nama dari surat catatan tersebut, dan apa saja fungsinya, apakah hanya sebagai surat bukti hasil pembelanjaan saja?

Nah jika anda ingin tahu lebih dalam mengenai surat atau catatan tersebut, anda bias membaca pembahasan mengenai invoice atau faktur berikut:

Pengertian Invoice

- Advertisement -

Invoice Menurut KBBI (Kamus Besar Bahasa Indonesia)

Jika kita melihat pengertian invoice menurut KBBI atau kamus besar bahasa Indonesia, maka kita akan menemukan makna bahwa invoice ialah sebuah catatan yang berisikan daftar barang kiriman yang telah dilengkapi dengan nama, jumlah, serta harga yang dikeluarkan oleh penjual kepada pelanggan/pembeli.

Invoice Menurut Andrian Sutedi

Sedikit berbeda dengan pengertian dari KBBI, invoice menurut Andrian Sutedi merupakan dokumen penting dalam perdagangan karena melalui data-data dalam invoice ini dapat diketahui berapa jumlah wesel yang akan ditarik, jumlah penutupan asuransi, dan penyelesaian segala macam bea masuk.

Invoice Menurut Sugeng Hariyanto

Ada pula pengertian lain dari invoice menurut Sugeng Hariyanto adalah catatan yang menggambarkan barang-barang yang dikirimkan kepada pembeli beserta harganya.

Walaupun ada banyak pengertian dari invoice ini, namun pada dasarnya pengertian invoice yang dimaksud adalah sama, yaitu sebuah catatan dari sang penjual, dimana didalam catatan ini terdapat rincian mengenai barang/produk yang dijual.

Fungsi Invoice

Selain sebagai bukti pembelanjaan atau pembelian, invoice juga memiliki banyak fungsi lain, diantaranya:

Informasi Identitas Produk/Barang Yang Dibeli

Dalam pembelian produk atau barang tentunya kita memerlukan informasi identitas dari barang yang dibeli, seperti nama barang, jenis, berat, isi, bentuk, warna dan sebagainya.

Dengan dicantumkannya identitas barang pada invoice, maka tentunya akan membuat para pembeli atau pelanggan semakin mudah memahami dan mengidentifikasi barang apa saja yang dibeli.

Informasi Biaya Pembayaran

Invoice juga berfungsi sebagai informasi untuk menentukan biaya atau anggaran yang harus dibayar oleh pelanggan atau pembeli.

Disini bias anda lihat bahwa akan ada beberapa informasi yang menyatakan harga untuk setiap barang/produk yang dibeli, kemudian setiap barang/produk biasanya juga dikenai ongkos kirim, jadi untuk lebih mudah menghitung keseluruhan biaya, maka didalam invoice tentunya harus berisikan
total biaya.

Sebagai Bukti Pembayaran Yang Sah

Walaupun terlihat sepele, namun invoice ini ternyata memiliki fungsi yang sangat penting dalam sebuah proses jual beli.

Agar sang penjual dan pembeli tidak merasa dirugikan atau ditipu, maka invoice ini bias menjadi salah satu bukti pembayaran dan pembelian yang sah. Sebab masing-masing perorangan baik penjual dan pembeli akan mendapatkan invoice dengan informasi yang sama.

Sebagai Pembenaran Pembelian Produk/Barang

Jika suatu misal anda telah membeli suatu produk tertentu dengan spesifikasi tertentu, misalnya berwarna merah, namun ternyata barang yang dikirim memiliki warna hijau, maka anda bisa melakukan penolakan atau meminta barang sesuai dengan menunjukan invoice yang ada.

Macam Macam Invoice

Invoice Biasa

Jenis invoice pertama yang paling mudah kita jumpai dalam kehidupan sehari hari adalah jenis invoice biasa/umum.

Dimana didalam invoice ini terdapat beberapa informasi sederhana saja, seperti identitas barang, jumlah barang, serta harga barang.

Invoice Proforma (Sementara)

Invoice ini biasanya diberikan kepada pembeli, apabila barang yang dibeli belum diterima sepenuhnya oleh pembeli. Biasanya invoice diberikan penjual yang melakukan pengiriman secara berkala.

Jadi, apabila barang yang dipesan sudah sepenuhnya ada ditangan pembeli maka penjual akan
menggantinya dengan invoice biasa. Intinya, invoice proforma ini hanya bersifat sementara saja.

Invoice Konsuler

Pada umumnya jenis invoice ini hanya dipakai dalam proses jual beli internasional yang melibatkan beberapa pihak antar Negara.

Invoice ini tidak bisa didapatkan secara sembarang, sebab harus ada pengesahan terlebih dahulu dari pihak-pihak terkait, seperti perwakilan Negara, kedutaan besar, kantor konsuler dan sebagainya.
Format Penulisan Invoice

Pada dasarnya semua format penulisan invoice itu sama, hanya saja ada beberapa informasi yang peru ditambahkan. Hal ini tergantung bagaimana prosedur dari masing-masing pihak.

Namun untuk anda yang masih pemula dan belum terlalu paham mengenai pembuatan invoice ini, berikut adalah format penulisan dasar yang harus ada pada invoice:

Nama Pelanggan Atau Pembeli Yang Dituju

Memberikan nama atau identitas singkat dari sang pembeli merupakan unsur penting yang tidak boleh sampai dilewatkan dalam penulisan invoice.

Sebab tanpa adanya nama pembeli, maka bukan tidak mungkin nantinya akan terjadi suatu kekeliruan antara penjual dan pembeli.

Identitas Penjual

Sama pentingnya dengan nama pelanggan, identitas penjual juga tidak boleh dilupakan begitu saja. Hal ini ditujukan agar para pembeli yang menerima invoice bisa mengetahui dengan jelas kepada siapa mereka memesan barang/produk.

Nomor Invoice

Nomor ini digunakan sebagai pembeda antara invoice yang satu dengan invoice lainnya, juga bisa digunakan sebagai bukti sah dan untuk menghindari penipuan.

Nomor pada invoice biasanya diberikan oleh pihak tertentu dan sudah diarsipkan sehingga apabila terjadi suatu masalah, maka bisa dicek melalui nomor invoice ini.

Rincian Barang

Menyertakan rincian dari produk/barang yang dibeli merupakan inti dari adanya invoice, disini akan dijabarkan mengenai nama barang, jenis, jumlah, berat, warna, bentuk fisik dan sebagainya.

Tujuannya tidak lain dan tidak bukan adalah untuk mempermudah pembeli dalam mencocokkan barang yang dibeli.

Total Biaya Dan Biaya Tambahan

Biasanya pada bagian akhir invoice akan diberikan rincian biaya yang harus dibayar, misalnya biaya per produk, biaya kirim, dan biaya pajak. Dimana keseluruhan biaya tersebut akan ditotalkan keseluruhan.

Cara Membuat Invoice Yang Baik Dan Benar

Menyertakan Logo Perusahaan/Instansi

Jika anda ingin membuat invoice yang tidak hanya baik dan benar saja, namun juga terlihat lebih professional maka pastikan untuk menyertakan logo perusahaan.

Dengan adanya logo ini maka para pelanggan/pembeli akan lebih mudah mengingat anda dan tentunya merasa bahwa pelayanan mereka telah dilayani oleh para ahlinya.

Membuat Informasi Yang Mudah Dimengerti

Apa gunanya sebuah invoice jika invoice tersebut sulit dimengerti oleh para pelanggan. Maka dari itu buatlah invoice yang singkat, padat namun jelas.

Berikan rincian produk/barang secara lebih spesifik dengan disertai harga/biaya, dengan begitu para pembeli akan mudah dalam menghitung dana yang harus dikeluarkan.

Berikan Invoice Pada Orang Yang Tepat

Walaupun terlihat sepele, namun akibatnya bisa sangat fatal apabila anda memberikan invoice ini kepada orang yang memang tidak memiliki keterkaitan dengan produk/barang yang dibeli.

Maka dari itu, pastikan bahwa invoice ini berada ditangan sang pembeli secara langsung. Jangan sampai memberikannya kepada tetangga ataupun kerabat yang tidak tau menau mengenai hal ini.

Memberi Jangka Waktu Pembayaran

Jangka waktu pembayaran ini merupakan hal penting yang sangat mempengaruhi cepat lambatnya pembeli dalam melunasi pembayaran.

Suatu misal, jangka waktu pembayaran paling lambat yaitu 1 bulan, maka jangan pernah anda menuliskan jangka waktu 1 bulan pada invoice, tulislah jangka waktu beberapa hari lebih cepat.

Misalnya dengan menulis jangka waktu yaitu 3 minggu atau 25 hari. Hal ini ditujukan agar pembeli tidak terlambat dalam melakukan pembayaran.

Kesimpulan

Invoice adalah surat yang berisikan sekumpulan data atau informasi yang berkaitan dengan pembayaran dan pembelian barang.

Dimana didalam pembuatan invoice ini ada banyak syarat dan ketentuan yang harus dilakukan dengan baik dan benar.

Semakin baik dan professional invoice yang dibuat, maka semakin baik pula pembayaran dari sang pembeli.

Leave A Reply

Your email address will not be published.